Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 01.11.2011 ist am 04.11.2011 im Bundesgesetzblatt verkündet worden (vgl. BGBl. 20101, Teil 1 Nr. 55, S. 2131, pdf-Datei, hinterlegt beim Bundesanzeiger Verlag). Das Gesetz tritt größtenteils am 01.01.2012 in Kraft. Artikel 5 ist am 01.07.2011 in Kraft getreten.

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden.

Echtheit und Unversehrtheit muss gewährleistet sein. Ein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren wird nicht mehr vorgeschrieben. Der Unternehmer muss ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einrichten, womit er eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und Leistung nachweisen kann.

Neu ist eine Klarstellung zur Frage der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.

Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z. B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Der Papierausdruck einer elektronischen Rechnung ist für die Aufbewahrungspflicht derselben nicht zulässig.

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig. Außerdem würde sie einen Medienbruch darstellen, zusätzliche Kontrollen notwendig machen und zudem zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen.