Weblog
In loser Reihenfolge machen wir hier auf Interessantes, Neues und nach unserer Meinung Wissenswertes aufmerksam. Fremde Blogger lassen wir nicht zu, weil wir den sich entwickelnden Umfang nicht einschätzen können. Wenn Sie Anmerkungen haben, dann senden Sie uns eine Mail.
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Fahrzeugwaage liefert Daten an Agrostar
Die Daten von Fahrzeugwaagen werden im XML-Format geliefert und von Agrostar mit der Anwendung D.D.O.X. übernommen. Durch diese Übernahme entfällt das manuelle Erfassen und nachträgliche Kontrollieren der Daten.
Mit den übernommenen Daten werden die Abrechnungen für die Lieferanten des Energiematerials erstellt. Die umsatzsteuerliche Gegebenheiten der Lieferanten (Regelbesteuerer, Pauschalierer, Kleinunternehmer, anderes EG-Land oder Drittland) sind in Agrostar hinterlegt.
Die Daten werden in der weiteren Verarbeitung automatisch verbucht. Die Bezahlung erfolgt über ein Standardformat zu unterschiedlichen Fälligkeitsterminen per Electronic Banking.
Der Effizienzgewinn amortisiert den Aufwand bereits im ersten Anwendungsjahr.
| Steckbrief dieser Lösung | |
|---|---|
| Kunde | Agrokraft GmbH; 97616 Bad Neustadt/Saale |
| Problemstellung | Ein Betreiber von mehreren Biogasanlagen will die Wiegedaten der Fahrzeugwaagen in Dateiform an die Buchhaltung liefern. Dort sollen die Abrechnungen für die Lieferanten des Energiematerials automatisch erstellt werden. |
| Lösung | Wir erarbeiteten dem Kunden eine auf ihn zugeschnittene Beschreibung für einen XML-Sequenz, die mit Agrostar eingelesen werden konnte. Ein Freelancer des Kunden bereitete die Daten passend nach unserer Vorgabe als XML-Datei für Agrostar auf. Die Anbindung an die Wiegesoftware ist eine Eigenentwicklung der Agrokraft GmbH. Kein Programmieraufwand in Agrostar, nur Lizenzerweiterung. |
| Implementierungsdauer | 4 Wochen |
| Arbeitsaufwand des Dienstleisters | 2 Manntage |
| Kostenumfang | 2.000 Euro |
| Schulungen | 2 Mannstunden über Fernwartung |
| Nutzen für den Kunden | Eine einzige Lösung für den Ablauf Materialanlieferung und -abrechnung. Anbindung an die Materialwirtschaft, Personenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung mit elektronischer Überweisung. Offen, erweiter-, anpass- und individualisierbar. |
| Nutzen für uns als Dienstleister | Know-how hinzugewonnen; XML-Anbindung bereits in anderen Projekten eingesetzt; Ruf als Agrostar-Spezialist gefestigt; neuen Kunden gewonnen. |
Beispiel einer XML-Sequenz
02.11.2011
Autor Otto Riehl
Eingesetztes Wägeterminal IT3000 von der Firma Wägetechnik München GmbH
http://www.pfisterwaagen.de
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4D Wording Optimizer
Einheitliches Schreiben ist bei unserer Arbeit ein wichtiges Qualitätskriterium.
Wir bearbeiten in Word Schulungsunterlagen mit teilweise bis zu 280 Seiten.
In Word nutzen wir mit 4D Wording Optimizer ein für uns sehr hilfreiches Add-In.
Den 4D Wording Optimizer verwenden wir für folgende Text-Prüfungen:
- Passiv-Check
Aktiv schreiben - Konjunktiv vermeiden
sollte - Abkürzungen vermeiden
- Floskeln
- Modalverben vermeiden
dürfen, sollen, wollen, müssen, usw. - Füllwörter
indes, andererseits, hiermit, bereits, nur, insbesondere, usw. - überflüssige Vorsilben
ab-, an-, auf-, be-, ver-, usw. - meist überflüssiges
auch - Wortlänge
Lange Wortschöpfungen vermeiden. - Satzlänge
Lange Sätze bremsen die Lesegeschwindigkeit. Bandwurmsätze zerlegen in zwei oder drei kurze Sätze. - Terminologie
Einheitliche Begriffe und Benennungen verwenden. Dies fördert die Lesbarkeit.
Wortliste für eine eigene Firmenterminologie.
Hiermit werden nicht mehr zu verwendende Worte und Fachbegriffe definiert und gefunden. - Nicht-typografisch korrekte Zeichen
- Wortwiederholungen
Die Aufstellung der verwendeten Worte entlarvt Wörter mit oder ohne Bindestrich. Einheitliche Schreibweise.
Zur Endkontrolle von Dokumenten auf unterschiedlich verwendete Schreibweisen der verwendeten Wörter.
Diese Werkzeuge bringen schnell messbare Ergebnisse. Der Text wird schlanker, flüssiger und einheitlicher.
Das ist der unmittelbar sofort wirksame Nutzen dieses Add-Ins. Wer sich mehr damit auseinandersetzt, findet auch Anleitung, Ausrichtung und Unterstützung für ein anderes Schreibklima nach der 4-Farben-Sprache Corporate Wording von Hans-Peter Förster. Uns hat dies etwas gebracht.
Preis und Nutzen passen für uns. Das Add-In können wir empfehlen.
18.09.2011
Autor Otto Riehl
4D Wording Optimizer
Corporate Wording
Hans-Peter Förster
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IT-Sicherheit und Risikomanagement
Die Informationstechnologie trägt wesentlich dazu bei, regulatorische Anforderungen und die Automatisierung der Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien zu erfüllen. Sie ist eine der wichtigsten Komponenten, um Geschäftsziele zu erreichen.
Broschüre zu dem Thema
„Nutzenpotentiale regulatorischer Anforderungen zur Geschäftsoptimierung“ auf http://www.microsoft.de.
Geben Sie in der Suchfunktion folgenden Text ein: Microsoft Compliance Reifegradmodell.
Motivation aus Sicht geschäftlicher Entscheider
Anforderungen
Regulatorische Anforderungen und geschäftliche Anforderungen
Ziele
- Schutz
- Verfügbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Transparenz
- Sorgfalt
Kernbereiche
und Motivation
Informationsschutz
- Vertraulichkeit / Integrität von personenbezogenen Daten und Know-how.
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Prozessen / Informationen.
Risikomanagement
- Risiken identifizieren, analysieren, bewerten, behandeln, überwachen.
- Optimale Zuteilung von Ressourcen für den Schutz von Menschen und Gütern.
Informationsmanagement
- Sorgfalt bei Dokumentation und Archivierung.
- Agilität beim Auffinden von Informationen.
- Prozesse optimieren
Internes Kontrollsystem
- Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens.
- Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Sorgfalt der internen und externen Rechnungslegung.
Mitwirkungs- und Informationspflicht
- Externe Kommunikation etablieren.
- Frühwarnsystem und Krisenmanagement optimieren.
- Sorgfalt bei Speicherung, Nachvollziehbarkeit und Schutz von Daten.
Risikomanagement
Das Risikomanagement ist Teil interner Kontrollsysteme. Im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen wird aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verstärkt geprüft, ob im Unternehmen ein funktionstüchtiges Internes Kontrollsystem eingerichtet ist. Kernaufgabe ist die Ordnungsmäßigkeit betrieblicher Abläufe sicherzustellen sowie das Betriebsvermögen zu sichern.
In einem Internen Kontrollsystem werden Risikoprofile erstellt, um Risikobeurteilung und Risikomanagement mit Überprüfung und kontinuierlichem Verbesserungsprozess zu dokumentieren. Mit solcher Aufzeichnung wird die Transparenz der ergriffenen Aktivitäten erhöht. Es wird das Bewusstsein für wesentliche Risiken geschärft und für die notwendigen Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen Akzeptanz geschaffen.
Ein Nebeneffekt ist, daß die Aktivitäten für ein Internes Kontrollsystem den Wirtschaftsprüfern darstellbar sind, so dass die Erfüllung externer Anforderungen diesbezüglich nachweisbar wird.
Teilprozesse / Teilprozessziele
- Finanzbuchhaltung mit Agrostar
- Auftragsbearbeitung mit Agrostar
Risikoanalyse
- Risiko-Beschreibung
- Missbräuchliche Verwendung von Finanzdaten
- Missbräuchliche Verwendung von Kundendaten
Risiko-Rating: hoch
Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
- Maßnahmen
- Logische Zugangskontrollen
- Benutzerregistrierung [ISO 27002:2005, 11.2.1]
- max. n Anmeldeversuche [ISO 27002:2005, 11.5.1]
- Mindestlänge und Form von Passwörtern [ISO 27002:2005, 11.5.3]
Verantwortlicher: IT-Leitung
Beurteilung / Schlussfolgerung
Maßnahmen in Kraft und wirksam.
Standards zu dem Thema
- ISO/IEC 27001:2005
- ISO/IEC 27002:2005
- ISO/IEC 27005:2008
Zugangsverwaltung Agrostar
Folgende Arbeiten sind in Agrostar auszuführen:
- B.F.G. Geprüft mit
+
auf keine Erfassungen vorhanden. - B.F.G. Zusatzprogramme Erfassungsdatei gelöscht.
- B.S.R. Geprüft mit auf keine Belege vorhanden.
- D.A.P. Prüfung Haupt- Nebenbuchhaltung
- D.R.D. Datensicherung erstellt
- H.L. Lizenz mit Administrator Sachbearbeiter eingerichtet
- O.B. Benutzergruppen eingerichtet
- Benutzergruppen
- Finanzbuchhaltung
- Auftragsbearbeitung
- Controlling
- Administrator
Zugangskontrolle ist eingerichtet und wirksam
29.08.2011
Autor Otto Riehl
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Ladedaten
In der Auftragsbearbeitung von Agrostar können Sie nun einfach Informationstext für den Frachtführer generieren.
In der Erfassungsmaske von B.S.R. wird mit 
+ 
ein neuer Dialog „Ladedaten“ geöffnet, in dem Termine und Kontonummern erfasst werden.
- Ladetermin
- Abladetermin
- Lieferant (Kontonummer zieht die Adressdaten und Telefonnummern)
- Ladestelle (Kontonummer zieht die Adressdaten und Telefonnummern)
- Entladestelle (Kontonummer zieht die Adressdaten und Telefonnummern)
- Spedition
Mit den Angaben wird ein Textblock erzeugt, der auf allen Belegarten gedruckt werden kann.
Diese Entwicklung wurde von einem Kunden für ein Festbetrag in Auftrag gegeben. In Version 7.19 realisiert.
20.08.2011
Autor Otto Riehl
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Vereinfachte E-Rechnung
Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 01.11.2011 ist am 04.11.2011 im Bundesgesetzblatt verkündet worden (vgl. BGBl. 20101, Teil 1 Nr. 55, S. 2131, pdf-Datei, hinterlegt beim Bundesanzeiger Verlag). Das Gesetz tritt größtenteils am 01.01.2012 in Kraft. Artikel 5 ist am 01.07.2011 in Kraft getreten.
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden.
Echtheit und Unversehrtheit muss gewährleistet sein.
Ein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren wird nicht mehr vorgeschrieben. Der Unternehmer muss ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einrichten, womit er eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und Leistung nachweisen kann.
Neu ist eine Klarstellung zur Frage der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.
Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.
Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z. B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.
Der Papierausdruck einer elektronischen Rechnung ist für die Aufbewahrungspflicht derselben nicht zulässig.
Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig. Außerdem würde sie einen Medienbruch darstellen, zusätzliche Kontrollen notwendig machen und zudem zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen.
20.08.2011
Autor Otto Riehl
zum Bundesfinanzministerium
Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung; Quelle: BMF
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